Agile Projektmanagement-Methoden - Wie wird mein E-Commerce-Projekt zum Erfolg?

Leiten Sie ein E-Commerce-Projekt und wollen genau das zum Erfolg bringen? Es gibt sehr viele verschiedene Ansätze, mit denen Sie Ihrem Projekt zum Erfolg verhelfen können. Dazu zählen agile Projektmanagement-Methoden, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihr Projekt zu planen und auszuführen. Von genau diesen stellen wir Ihnen im Folgenden fünf effiziente Varianten vor, um Ihnen zu der richtigen Methode für Ihr individuelles Projekt zu verhelfen. Schließlich hat jedes E-Commerce-Projekt verschiedene Ansprüche und Bedürfnisse, deswegen kann zu jedem individuellen E-Commerce-Projekt natürlich auch eine andere Methode passen.

Was bedeutet agiles Projektmanagement?

Bevor wir die einzelnen Methoden vorstellen, wollen wir uns zuerst den Begriff “agiles Projektmanagement” für ein allgemeines Verständnis vornehmen. Projektmanagement an sich ist einfach zu erklären: jedes Projekt, das einen ungefähren Plan hat und durchgeführt wird, hat eine Art Projektmanagement. Das “agil” ist, was die Struktur und einen genauen Plan mit ins Bild des Projektmanagements bringt. Eine gezielte Projektmanagement-Methode hilft dabei, dass Sie Ihr E-Commerce Projekt im geplanten Zeitraum durchführen, das Budget einhalten und, dass Ihre gewünschten Ziele auch erreicht werden können.

Die Top 5 Projektmanagement-Methoden

Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf verschiedene Projektmanagement-Methoden vor, die Sie auf Ihr persönliches E-Commerce Projekt anwenden können.

Agiles Projektmanagement und dessen Richtlinien

Das agile Projektmanagement kommt mit verschiedenen Richtlinien, die es definieren. Insgesamt sind es zwölf Leitlinien. Bei der ersten dieser Leitlinien geht es insbesondere um Ihre Kunden. Diese wollen Sie nach diesem Leitsystem zufriedenstellen, in dem Sie früh und kontinuierlich liefern. So können Sie stets Feedback Ihrer Kunden einbinden und werden durch rechtzeitige Lieferungen auch automatisch zufriedenere Kunden haben. Die zweite Leitlinie bezieht sich darauf, dass es wichtig ist immer offen für Anpassungen zu sein. Auch wenn Sie schon recht weit im Projektprozess angekommen sind, können Änderungen auch zum Ende hin sehr sinnvoll sein. Kundenbedürfnisse können sich schließlich auch ändern und wenn Sie es schaffen rechtzeitig darauf einzugehen, werden Ihre Kunden das mit Sicherheit zu schätzen wissen. Die dritte Leitlinie zielt darauf ab, dass es besser ist, wenn Sie viel Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbringen anstatt zu viel Zeit mit der Planung. Die Planung lässt sich zwischendurch immer anpassen und muss vermutlich sowieso öfter angepasst werden. Der vierte Punkt beschäftigt sich mit dem Team. Das Team sollte gute gemeinsame Interfaces haben, um gemeinsam arbeiten zu können. Nicht jeder still für sich, sondern eben gemeinsam. Bei der fünften Richtlinie geht es um die Mitglieder des Teams. Diese sollten vom Teamleiter nämlich nicht bis ins kleinste Teil betreut werden. Stattdessen soll jeder aus dem Team Verantwortung tragen und so motiviert werden. Als Nächstes legt eine Richtlinie fest, dass Meetings am besten in Person ablaufen sollten, genau wie Absprachen. E-Mails sind in der Kommunikation oft weniger effektiv, als wenn man einmal kurz persönlich spricht. Der nächste Punkt ist selbstredend: Sie können so viel planen und das beste Team haben, aber wenn Ihr Produkt nicht funktioniert, dann wird Ihrem Kunden der gute Plan dahinter nicht auffallen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Richtlinien ist das nachhaltige Arbeiten. Es bringt Sie nicht weiter, wenn Ihr Team einen Monat lang konstant zu viel arbeitet und dieses Tempo dann nicht mehr halten kann. Ein realistisches, konstantes Tempo ist daher angebrachter, um auch langfristig gute Ergebnisse zu erzielen und niemanden auszubrennen. Die neunte Richtlinie bezieht sich auf die stetige Exzellenz ihres Produktes, das auch zu dessen Willen angepasst werden kann. An zehnter Stelle steht die essenzielle Einfachheit. Der komplizierte Weg ist nicht immer gleichzeitig besser, manchmal dauert er nur länger. Im elften Punkt geht es nochmal um Ihr Team. Das funktioniert selbst organisiert nämlich am besten. Es sollte nicht Ihre Aufgabe sein Ihrem Team jede To Do Liste zu schreiben. Selbstdenkende Teammitglieder sind auch viel motivierter und arbeiten dadurch besser.
Last but not least, vergessen Sie nicht regelmäßig zu reflektieren, wie Sie arbeiten, wie das Team arbeitet, wie das Produkt funktioniert. Nur so können Sie Sachen direkt verbessern und anpassen. Das sind also die zwölf Richtlinien und Werte, die ein agiles Projektmanagement ausmachen. Diese Werte können Sie in jede Methode mit einbeziehen und Ihre Arbeit so reflektierter, effizienter und effektiver gestalten.

Kanban als agile Projektmanagement-Methode

Kanban ist eine Methode des Projektmanagements, die sich ebenfalls als agile Methode umschreiben lässt. Diese Methode fokussiert sich insbesondere auf eine hohe Autonomie eines jeden Teammitglieds, was ja auch perfekt zu den Richtlinien des agilen Projektmanagements passt. Bei der Methode wird mit einem sogenannten Kanban Board gearbeitet. Auf diesem Board gibt es drei Kategorien: To Do, In Progress und Done (von links nach rechts). Die einzelnen Teammitglieder können sich ihre To Dos so selbst aussuchen und auf dem Board verschieben und trotzdem hat jedes Mitglied immer einen ganz genauen Überblick darüber, was gerade passieren muss, gerade passiert oder bereits passiert ist. Die Spalten sind aber auch individuell anpassbar, in besonders vielschichtigen Projekten lohnt es sich vielleicht mit mehreren Spalten zu arbeiten. Hier ist nur das Prinzip wichtig, dass jeder immer weiß, was schon gemacht wurde und noch gemacht werden muss. Nach David Anderson gibt es sechs Regeln, die Kanban definieren und einen Rahmen geben. Als Erstes sollten klare Regeln festgelegt werden, die den Prozess definieren. Also zum Beispiel ab wann gehört eine Aufgabe in welche Spalte?Als zweite Regel stellt er auf, dass es ein Kartenlimit gibt, damit der Fokus nicht verloren geht. Als Drittes soll immer ein guter Workflow bestehen und die Verteilung der Karten fair bleiben. Als Viertes steht eine Regel, die auch sehr typisch für agile Projektmanagement-Methoden ist: arbeiten Sie kontinuierlich am Prozess und passen Sie auch während der Arbeit Dinge an, wenn diese die Effizienz verbessern können. Die fünfte Regel bezieht sich auf die Autonomie eines jeden Mitglieds im Team: flache Hierarchien und selbstständige Teammitglieder werden Ihnen langfristig bessere und motivierte Mitarbeiter bringen. Als letzte Regel sagt Anderson, dass verschiedene Modelle innerhalb von Kanban angewendet und ausprobiert werden können, um Prozesse zu verbessern.

Scrum als Projektmanagement-Methode für Ihr E-Commerce-Projekt

Scrum ist eine weitere agile Projektmanagement-Methode, die oft mit der Kanban-Methode verglichen wird. Auch bei Scrum geht es vor allem darum den einzelnen Teammitgliedern besonders viel Eigenverantwortung zu übertragen. Wichtig bei diesen Teams ist es immer nur, dass die einzelnen Mitglieder aus verschiedenen Bereichen kommen, damit möglichst viele Kompetenzen abgedeckt werden können.

Um Scrum noch besser zu verstehen, wollen wir uns kurz mit dem Ursprung des Wortes beschäftigen. Dieses kommt nämlich vom Sport, genauer gesagt vom Rugby. Beim Rugby ist Scrum, wenn sich alle Mitglieder des Teams um den Puk scharen, es also ein Gedränge gibt und alle zusammenarbeiten. Genau das soll in der Projektmanagement-Methode ja auch passieren. Die einzelnen Mitglieder Ihres Teams sollen gemeinsam Lösungen finden, Probleme lösen und am gemeinsamen Ziel arbeiten und dafür ihre individuellen Kompetenzen einbringen.

Das Scrum-Team im Projektmanagement-Kontext besteht aus Personen, die in drei Rollen eingeteilt werden. Zum einen gibt es den Produkteigner/die Produkteignerin. Diese Person vertritt vor allem die Interessen des Kunden. Dann gibt es den Scrum-Master, welcher die Verantwortung des Scrum-Prozesses trägt. Er sorgt dafür, dass sich an alle Richtlinien gehalten wird und, dass die Zusammenarbeit des Teams reibungslos verläuft. Und dann gibt es natürlich das Projektteam, das aus fünf bis zehn Personen bestehen sollte (je nach Größe des Projekts). Hier soll es keine Hierarchien geben, lediglich eine gute auf die Kompetenzen angepasste Aufgabenverteilung. Die Teammitglieder sollten eine eigene Motivation mitbringen an dem Projekt mitzuarbeiten. Im Prozess selbst soll dann mit einer Art Product Backlog gearbeitet werden. Hier wird das Projekt/das Produkt geplant und während des Prozesses immer detailreicher beschrieben. Das Projekt an sich wird in Sprints aufgeteilt, sodass für einen gegebenen Zeitrahmen immer mit einem besonderen Fokus auf eine Aufgabe gearbeitet wird. Außerdem soll sich das Team jeden Tag für ein kurzes Meeting treffen, um dort Fortschritte zu besprechen. Das Ganze nennt sich “Daily Scrum” und bringt jedes Mitglied des Teams auf den gleichen Stand. Nach jedem Sprint gibt es ein längeres Meeting, um zu reflektieren, was im nächsten Sprint besser laufen sollte.

4. Six Sigma

Die Six Sigma Projektmanagement-Methode wurde entwickelt, um vor allem Prozesse besser zu entwickeln und gestalten. Der Plan dieser Methode ist in fünf verschiedene Stufen eingeteilt, die sich als folgende beschreiben lassen: Define - Measure - Analyze - Improve - Control, kurz auch DMAIC. Nach diesem Prozess läuft jedes Projekt, das mit der Six Sigma Methode ausgeführt werden soll. Im ersten Schritt - also im Define-Teil des Plans - wird das Projekt definiert und es werden Ziele gesetzt. Im Measure-Teil des Prozesses werden dann Prozesse visualisiert und es wird geschaut, was will der Kunde eigentlich und wie kann das Team gemeinsam dorthin kommen? Im Analyze-Teil wird wie der Name schon verrät analysiert, was besser laufen muss und wie das Projekt am besten verlaufen soll. Bei Improve geht es dann darum Prozesse zu verbessern und bei Control darum, das Projekt zu bewachen und gegebenenfalls Prozesse anzupassen. Six-Sigma sticht vor allem heraus, wenn es um die Qualitätssicherung geht.

5. Wasserfall

Ebenfalls beliebt ist die Projektmanagement-Methode Wasserfall. Das Wasserfall-Modell ist in Projektmanagement-Kreisen sehr beliebt, weil es eine hohe Planungssicherheit bietet. Es geht darum Projekte in verschiedene Stufen einzuteilen, die aufgebaut sind wie ein Wasserfall, woher auch der Name dieses Modells kommt. Da das Modell nicht so agil ist wie andere, bietet sich dieses vor allem für Projekte an, die mit nicht zu vielen unvorhersehbaren Faktoren daher kommen. Auch wird hier nicht so viel während des eigentlichen Prozesses angepasst und wenn eine Phase des Wasserfalls abgeschlossen ist, dann wird da nicht mehr viel geändert. Im Falle eines Projekts könnte es mit dieser Methode zum Beispiel so ablaufen: zuerst wird sich um die Konzeption gekümmert, wenn diese steht, dann geht es an das Design, dann an die technische Umsetzung, das Roll-Out und zuletzt den Kundensupport. Hier arbeiten also nicht so viele verschiedene Menschen mit verschiedenen Kompetenzen gleichzeitig am Projekt, sondern eher nacheinander. Das kann gerade in Unternehmen funktionieren, bei denen die Hierarchien nicht so flach liegen.

So können Sie diese Methoden für Ihr Projekt anwenden

Konnten Sie schon identifizieren welche der Projektmanagement-Methoden am besten zu Ihrem Projekt passen könnte? Es gibt noch einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen können, Ihr Projekt noch effizienter zu gestalten. Dazu gehören auch einige Tools, die Sie in die verschiedenen Methoden integrieren könnten. Eins davon ist zum Beispiel die Burndown Chart. Die Burndown Chart wird vor allem im Zusammenhang mit der Scrum-Methode verwendet. Die Chart zeigt Ihnen an, wie gut im Zeitrahmen Sie mit Ihrem Projekt liegen. Außerdem können Sie damit auch Ihr Budget tracken. Da bei der Scrum-Methode ja auch tägliche Scrum-Meetings angesetzt sind, können Sie die Burndown Chart sogar jeden Tag aktualisieren und so immer im Überblick haben, wie es mit Zeit und Budget aktuell aussieht. Das kann auch sehr motivieren im Zeitrahmen und im Budget zu bleiben. Das Board, das wir schon bei der Kanban Methode vorgestellt haben, kann natürlich auch in jeder anderen Methode verwendet und individuell an die Bedürfnisse Ihres Projekts angepasst werden. Dabei können Sie ein physisches Board im Büro anbringen, aber auch ein digitales entwerfen, das von überall abrufbar ist. Dafür gibt es Tools (zum Beispiel Trello), die Ihnen das auf jeden Fall erleichtern können. Der Vorteil an so einem Board ist, dass jeder zu jeder Zeit einsehen kann, wer gerade wie weit im Prozess ist und was noch erledigt werden muss. So werden keine To Dos übersehen und vergessen und auch Sie als Teamleiter müssen Ihrem Team nicht für Updates hinterherlaufen, sondern können auf das Board schauen. Das gibt Ihrem Team auch nochmal extra Eigenverantwortung. Und wir wissen ja, dass ein autonomes Team besonders gute Erfolge erzielt!

Bereit Ihr Projekt zum Erfolg zu machen?

Jetzt haben Sie die Werkzeuge in der Hand, um zu entscheiden, welche Projektmanagementmethode Ihr individuelles E-Commerce-Projekt zum Erfolg machen wird! Wofür werden Sie sich entscheiden? Egal, welche Methode Sie wählen, es macht immer Sinn sich die Richtlinien der agilen Projektmanagementmethode zu Herzen zu nehmen und Ihr Team so zu motivieren. Denn ein motiviertes und autonomes Team steht für besonders hervorragende Ergebnisse. Am besten ist es, wenn Ihre Teammitglieder selbst wirklich vom Projekt überzeugt sind und es zum Erfolg bringen wollen, weil sie auch dahinter stehen!