Shopware und Pickware – Sales-Duo für Verkäufe via Onlineshop und POS

Pickware-Success-Story:

Die Ausgangssituation

Als Mitte des Jahres 2016 die Gebetshaus Augsburg Services GmbH mit einer Anfrage auf uns zukam, ging es zunächst darum, das eingesetzte Online-Shop-System Shopware von der Version 4.3. auf die Version 5.2. upzugraden.

Der Hintergrund des Updates: Ergänzend zum Online-Shop sollte ein Warenwirtschaftssystemeingeführt werden und im weiteren Verlauf des Projekts noch ein Kundenverwaltungssystem (CRM-System). Es gab von Seiten des Kunden bereits auch schon einen konkreten Anbieterwunsch für ein Multichannel-Warenwirtschaftssystem. Dieser setzte aber die aktuellste Shopware-Version voraus.

Um sich einen ersten Überblick über das Projekt zu verschaffen, musste die Agentur für digitale Sales-Lösungen codeblick erst einmal das Team des Kunden sowie dessen Produkte und exakten Bedürfnisse kennenlernen und klären. Auch die kurz- und langfristigen Ziele des Kunden, die er mit dem Einsatz der neuen Systeme verfolgte, wurden zunächst einmal klar herausgearbeitet.

Nach den ersten Gesprächen zwischen codeblick und dem Vorstand sowie den Bereichsleitern für IT und Vertrieb der Gebetshaus Augsburg Services GmbH wurde vor allem eins schnell deutlich: Hier galt es in erster Linie sehr zeitnah eine Lösung für die speziellen Sales-Anforderungen zu entwickeln, da in nicht allzu entfernter Zeit eine große Verkaufsmesse anstand.

Infos und Keyfacts zum Gebetshaus Augsburg:

Im Gebetshaus Augsburg beten Christen verschiedener Konfessionen 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag, bei Tag und bei Nacht. Gegründet wurde das Gebetshaus Augsburg im Jahr 2005 von Jutta und Dr. Johannes Hartl. Die mediale Präsenz war von Anfang an sehr hoch und die alternative Glaubensgemeinschaft erfreute sich schnell einer großen und loyalen Community.

So ist das Gebetshaus Augsburg mittlerweile auf nahezu allen Online-Kanälen präsent. Angefangen von der Facebook-Fanpage mit knapp 13.000 Likes über Twitter mit nahezu 1.400 Followern bis hin zu Instagram mit 2.700 Abonnenten und einem sehr erfolgreichen YouTube-Channel mit über 13.000 regelmäßigen Zuschauern.

"Die stärkste mediale Aufmerksamkeit konzentriert sich jedoch auf ein großes lokales Event, welches einmal im Jahr stattfindet: Die viertägige Gebetshaus-Konferenz im Januar (vom 05. bis 08. Januar im Jahr 2017), die sogenannte MEHR-Konferenz. Die Besucher erleben auf einer großen Bühne Vorträge, Interviews und Liveshows zu Themen rund um Glauben, Religion und religiöses Leben – ein Event für Menschen jeder Konfession, jedes Alters und jeder Nationalität.“

Die MEHR-Konferenz fand 2017 bereits zum 10. Mal statt. Es war gleichzeitig die größte bisher ausgerichtete Konferenz gemessen an den Besucherzahlen. Ausrichtungsort war eine große Halle auf dem Gelände der Augsburger Messe (Grundfläche 7800 m²).

Welche Produkte verkauft das Gebetshaus Augsburg?

Das Gebetshaus Augsburg verkauft über einen eigenen Online-Shop vor allem Vortragsreihen und Musikkonzerte vonreligiösen Bands und Künstlern. Darüber hinaus stehenselbstkomponierte Lieder auf CD und DVD sowie Bücher des katholischen Theologen, Referenten, Liedermacher, Gründer und Leiter des Gebetshauses, Dr. Johannes Hartl, zum Verkauf.

POS-Verkauf während der MEHR-Konferenz: 1200 Sales pro Tag

Während die Artikel das ganze Jahr über hauptsächlich über den Online-Shop verkauft werden, findet der Verkauf auf der MEHR-Konferenz ausschließlich vor Ort in der Messehalle statt. Die Herausforderung, die es in diesem Zusammenhang zu bewältigen gab: die über 10.000 erwarteten Besucher, die in nur 4 Tagen über 5000 Sales am POS (Point-of-Sales) tätigen würden. Die hohen Verkaufszahlen und er nahende Termin der Messe stellte die Agentur codeblick sowohl zeitlich als auch technisch vor spannende Herausforderungen. Gesucht war also eine adäquate, professionelle Sales-Lösung, die sämtliche Kaufabwicklungen schnell und einfach ermöglichen sollte.

Die Anforderungen an eine Sales-Lösung des Gebetshauses Augsburg:

Die Gebetshaus Augsburg Serviuces GmbH hatte klare Vorstellungen davon, was eine Sales-Lösung für die MEHR-Konferenz leisten muss. „Wir brauchten eine stabile Lösung, um auf der Konferenz alle Vorort-Verkäufe schnell und unkompliziert, mit 6 stationären Kassen, abzuwickeln“, erklärte Herr Matthias Hahn, IT-Leiter vom Gebetshaus Augsburg. Weiterhin sollten alle Lager- und Bestandsmengen immer übersichtlich im Auge behalten werden. Auch der Zugriff auf aktuelle Berichte und Auswertungen sollte möglich sein. Und parallel musste natürlich der uneingeschränkte Betrieb des Onlineshops gewährleistet bleiben.

Die meisten E-Commerce-Kunden von codeblick haben bei Projektbeginn bereits ein Warenwirtschaftssystem im Einsatz. Angefangen von pixi* über Lexware bis hin zu Vepos. „From the Scratch” ein WaW-Systemi einführen, einen neuen, großen Point-of-Sale erschließen und zu etablieren sowie einen vollständigen Onlineshop-Relaunch in knapp 5 Monaten durchzuführen war deswegen auch für die erfahrenen Online-Shop-Spezialisten eine durchaus herausfordernde Arbeit.

Online-Shop-Relaunch: Die Priorität Nr. 1

Warenverkauf am Point-of-Sale (POS)

Nachdem mehrere Lösungen von den Entwicklern bei codeblick durchleuchtet und abgewogen wurden, verständigte man sich zusammen mit dem Kunden recht schnell auf die Shopware ERP Lösung, powered by Pickware. codeblick und das Gebetshaus Augsburg hatten sich zusammen in einem Skype-Call die Potentiale und Möglichkeiten von Pickware POS und Pickware Mobile präsentieren lassen und konnten direkt relevante, projektbezogene Rückfragen klären. Der Kunde konnte schließlich durch die sehr kompetente und kundenfreundliche Präsentation von Pickware überzeugt werden.

Die Ausgangssituation und die großen Herausforderungen waren klar. Es wurde ein Kassensystembenötigt, mit der Möglichkeit Artikel per Handscanner zu erfassen, neben Barzahlung auch EC-Cash, Kreditkartenzahlung und ggf. sogar den Rechnungskauf anzubieten sowie dabei einen nahtlosen Abgleich der Warenbestände zu gewährleisten.

Online-Shop-Relaunch: Die Lösung Pickware POS

Mit Pickware POS kann man den Warenverkauf am Point-of-Sale über ein iPad Kassensystem oder über mobile iOS-Endgeräte abwickeln. Jeder Verkauf wird unmittelbar als Bestellung im Onlineshop angelegt und der Lagerbestand automatisch aktualisiert. Die Facts klangen schon einmal sehr interessant. Jetzt mussten die Entwickler von codeblick diese Technikfeatures im Testbetrieb nur noch vorher einmal gründlich prüfen.

Online-Shop-Relaunch: Die ersten Schritte

Hardware bestellen, Testumgebung bereitstellen und Setup testen

Getestet werden sollte das System am Besten in einem möglichst authentischen Szenario. Nachdem codeblick den aktuellen Stand des Onlineshops auf einer Entwicklungsumgebung bereitgestellt hatte, konnte mit dem Prozess gestartet werden. Dafür musste erst einmal das Shopware-System auf die aktuelle 5.2.x-Version upgedatet werden und parallel dazu die Kompatibilität der verwendeten Plugins berücksichtigt werden.

Zwischenzeitlich hatte der Kunde die Hardware geliefert bekommen. Bestellt wurde das Pickware POS-Komplettset, bestehend aus mPOP Handscanner, Bon-Drucker und Kassenschublade.

Sie möchten Pickware POS unverbindlich testen? Wir sind offizieller Pickware-Partner und haben ein vollständiges Point-of-Sale System inhouse in unserer Agentur eingerichtet. Sie können sich jederzeit bei uns Vor-Ort das System ansehen und es ausgiebig testen. Kostenlos und unverbindlich.

Auf Anfrage führen wir Ihnen auch gerne die Hardware bei Ihnen Vor-Ort vor.

Nachdem alle Systeme auf der Entwicklungsumgebung liefen, konnte die Point-of-Sale Lösung und der Workflow auf Herz und Nieren getestet werden. Um die Artikel später auch per Handscanner erfassen zu können, mussten zuerst die EAN-Nummern den jeweiligen Artikeln hinzugefügt und anschließend die entsprechenden Barcode-Etiketten gedruckt werden. Mit der integrierten Funktion für „Etikettendruck“ konnte dies sehr leicht eingerichtet werden.

Die (Lagerplatz-)Etiketten ließen sich schnell mit dem Pickware Mobile Plugin erstellen.Jetztmussten nur noch Fremd-Zahlungsarten (EC-Cash, Kreditkarte) eingestellt werden und die ersten Testkäufe konnten starten.

Online-Shop-Relaunch: Der Barcodescanner

Und auf einmal - Nichts ging mehr!

Wenn die Technik mal nicht so funktioniert, wie sie soll, sorgt das oft für Sorgenfalten. Nach den ersten erfolgreichen Barcode-Scans verweigerte der Scanner plötzlich seinen Dienst. Er war in Betrieb, das Fadenkreuz sichtba, aber es konnte nicht mehr gescannt werden. Die erste Vermutung: Der Abstand des Barcodes zum Etikettenrand war evtl. zu schmal. Oder aber die silberne, licht-reflektierende Verpackung der Testware (eine silberne Aluminiumbox) irritierte vielleicht den Laserstrahl. Oder handelte es sich vielleicht doch um einen Hardwaredefekt? Nein. Der Grund für die Fehlfunktion war ein anderer, deutlich harmloserer.

Kleine Fehler wurden schnell behoben

Der Akku des Handscanners wurde vor dem Test nicht ausreichend geladen. Der Scanner hatte schlichtweg nicht genügend Saft für die Lasererfassung und so blieb das ersehnte „Piep“ immer aus. Nun wurde der Handscanner direkt an das Stromkabel angeschlossen und schon war das Problem gelöst! Jetzt konnte es losgehen mit dem Artikel-Scannen in hoher Stückzahl.

Resultat: Keine weiteren Probleme! Die Konferenz konnte starten und wurde ein Erfolg auf ganzer Linie!